Cập nhật tháng 9/2026. Truy xuất nguồn gốc không còn là việc tạo một mã QR dẫn tới trang giới thiệu sản phẩm. Một hệ thống đúng nghĩa phải nhận diện được sản phẩm hoặc lô hàng, ghi nhận các sự kiện trong chuỗi cung ứng, liên kết đầu vào với đầu ra, bảo đảm dữ liệu không bị sửa trái phép và có khả năng cung cấp hồ sơ khi cơ quan quản lý hoặc đối tác yêu cầu.
Tại Việt Nam, khung quản lý đang chuyển nhanh từ cơ chế khuyến khích sang yêu cầu bắt buộc đối với một số nhóm hàng có mức độ rủi ro cao. Doanh nghiệp sản xuất, nhập khẩu và phân phối cần đánh giá lại hệ thống mã, dữ liệu và phần mềm đang sử dụng, đặc biệt trước lộ trình áp dụng đầy đủ từ ngày 01/01/2027 đối với đối tượng thuộc phạm vi của Bộ Công Thương.
1. Truy xuất nguồn gốc là gì?
Truy xuất nguồn gốc là khả năng theo dõi lịch sử, quá trình sử dụng hoặc vị trí của một sản phẩm, lô hàng hay đơn vị logistics thông qua các thông tin đã được nhận diện và ghi nhận. Hệ thống phải trả lời được tối thiểu các câu hỏi:
- What: sản phẩm, nguyên liệu, lô hoặc đơn vị logistics nào?
- When: sự kiện xảy ra vào thời điểm nào?
- Where: tại cơ sở, dây chuyền, kho hoặc địa điểm nào?
- Who: tổ chức hoặc bên nào thực hiện và chịu trách nhiệm?
- Why/How: công đoạn, trạng thái, quy trình hoặc nghiệp vụ nào đã diễn ra?
Mã QR, barcode hoặc RFID chỉ là vật mang dữ liệu. Chúng không tự tạo ra khả năng truy xuất nếu phía sau không có mã định danh duy nhất, dữ liệu sự kiện, quan hệ cha–con giữa các lô và cơ chế kiểm soát tính toàn vẹn.
2. Khung pháp lý về truy xuất nguồn gốc tại Việt Nam
2.1. Thông tư 02/2024/TT-BKHCN
Thông tư 02/2024/TT-BKHCN có hiệu lực từ ngày 01/06/2024, quy định việc quản lý truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa và kết nối với Cổng thông tin truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa quốc gia.
Thông tư đặt ra bốn nguyên tắc nền tảng:
- Một bước trước – một bước sau: nhận diện được bên cung cấp trực tiếp và bên nhận trực tiếp tại mỗi công đoạn.
- Sẵn có của phần tử dữ liệu chính: thông tin cốt lõi phải được thu thập và lưu trữ trong toàn bộ chuỗi.
- Minh bạch: thông tin tối thiểu phải cung cấp được cho khách hàng, cơ quan quản lý và các bên liên quan.
- Sự tham gia đầy đủ: tất cả các bên trong chuỗi phải ghi nhận dữ liệu thuộc phạm vi trách nhiệm của mình.
Về kỹ thuật, mã truy vết sản phẩm và mã truy vết địa điểm phải phù hợp TCVN 13274:2020; vật mang dữ liệu phải phù hợp TCVN 13275:2020. Hệ thống cần quản lý thông tin nhận diện sản phẩm, đơn vị sản xuất–kinh doanh, địa điểm, thời gian sản xuất, mã truy xuất, thương hiệu, số lô/mẻ hoặc số sê-ri, hạn sử dụng và tiêu chuẩn áp dụng.
2.2. Thông tư 31/2026/TT-BCT – yêu cầu mới đối với hàng hóa thuộc Bộ Công Thương
Thông tư 31/2026/TT-BCT có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, áp dụng bắt buộc đối với sản phẩm, hàng hóa có mức độ rủi ro cao thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công Thương; các nhóm hàng khác được khuyến khích áp dụng tự nguyện.
Các mốc triển khai quan trọng:
- Từ 01/07/2026: thương nhân đăng ký tài khoản, nhận mã định danh sản phẩm và xác thực thông tin sản phẩm.
- Trước 01/01/2027: hệ thống hiện có phải rà soát, bổ sung cấu trúc dữ liệu và khả năng kết nối.
- Từ 01/01/2027: đối tượng bắt buộc phải thực hiện đầy đủ truy xuất nguồn gốc trước khi đưa hàng hóa ra thị trường.
- Doanh nghiệp mới hoặc bắt đầu sản xuất–kinh doanh sau ngày 01/01/2027 phải đáp ứng ngay khi hoạt động.
Thông tư cho phép doanh nghiệp lựa chọn một trong hai mô hình: sử dụng trực tiếp hệ thống của Bộ Công Thương hoặc vận hành hệ thống nội bộ có khả năng kết nối và chia sẻ dữ liệu hai chiều qua API. Hệ thống của Bộ Công Thương được vận hành tại verigoods.vn.
3. Các yêu cầu kỹ thuật bắt buộc cần chú ý
3.1. Định danh đúng đối tượng
Doanh nghiệp cần tách rõ các cấp định danh:
- Sản phẩm/kiểu sản phẩm: nhận diện loại hàng hóa, quy cách hoặc SKU.
- Lô hoặc mẻ: nhóm sản phẩm được tạo ra trong cùng điều kiện xác định.
- Sê-ri: nhận diện từng đơn vị riêng lẻ khi cần kiểm soát cấp chiếc.
- Địa điểm: nhà máy, phân xưởng, dây chuyền, kho, vùng nuôi/trồng hoặc điểm giao nhận.
- Đơn vị logistics: thùng, kiện, pallet hoặc container phục vụ vận chuyển.
Không nên dùng một chuỗi số nội bộ thiếu quy tắc cho tất cả các cấp. Khi trao đổi dữ liệu với nhiều đối tác, doanh nghiệp có thể dùng hệ thống mã GS1 như GTIN cho sản phẩm, GLN cho địa điểm, SSCC cho đơn vị logistics và mã lô/sê-ri để xác định đối tượng cần truy vết.
3.2. Ghi nhận sự kiện thay vì chỉ lưu hồ sơ tĩnh
Dữ liệu truy xuất phải phản ánh các sự kiện thực tế trong chuỗi, ví dụ: tiếp nhận nguyên liệu, phối trộn, sản xuất, đóng gói, gộp kiện, tách kiện, kiểm tra chất lượng, nhập kho, xuất kho, vận chuyển, nhận hàng, chuyển đổi hoặc thu hồi.
Mỗi sự kiện tối thiểu cần liên kết:
- Mã sản phẩm, lô, sê-ri hoặc pallet liên quan;
- Thời điểm xảy ra sự kiện và thời điểm ghi nhận;
- Địa điểm và đơn vị chịu trách nhiệm;
- Loại nghiệp vụ hoặc công đoạn;
- Số lượng, đơn vị tính và trạng thái;
- Quan hệ đầu vào–đầu ra khi có chuyển đổi, phối trộn, chia tách hoặc đóng gói lại;
- Tài liệu chứng minh như phiếu kiểm tra, COA, biên bản giao nhận hoặc hồ sơ thiết bị.
Đây là điểm quyết định phạm vi thu hồi. Nếu dữ liệu không liên kết được nguyên liệu đầu vào với lô thành phẩm, doanh nghiệp có thể phải mở rộng thu hồi sang nhiều lô hơn cần thiết.
3.3. Dữ liệu tối thiểu phải khai báo
Theo Thông tư 31/2026/TT-BCT, dữ liệu tối thiểu gồm tên và xuất xứ hàng hóa; hình ảnh; tên, địa chỉ đơn vị sản xuất–kinh doanh; mã truy xuất; các sự kiện trọng yếu và thời gian; thương hiệu, số lô/mẻ hoặc sê-ri; hạn sử dụng; tiêu chuẩn hoặc quy chuẩn áp dụng. Hàng nhập khẩu phải bổ sung tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị nhập khẩu và thông tin nhà phân phối chính thức tại Việt Nam nếu có.
Thông tin phải được khai báo trên hệ thống nội bộ và/hoặc cập nhật lên hệ thống của Bộ Công Thương trước khi hàng hóa được đưa vào lưu thông.
3.4. Kết nối API và tính toàn vẹn
Hệ thống nội bộ cần có khả năng trao đổi dữ liệu với hệ thống quản lý thông qua API. Khi thiết kế tích hợp, nên quy định rõ:
- Cấu trúc trường dữ liệu, kiểu dữ liệu và danh mục mã dùng chung;
- Cơ chế xác thực hệ thống, phân quyền người dùng và quản lý khóa truy cập;
- Mã định danh giao dịch để tránh ghi trùng khi gửi lại dữ liệu;
- Quy tắc kiểm tra dữ liệu bắt buộc, lỗi định dạng và đối soát;
- Nhật ký tạo, sửa, gửi, nhận và người thực hiện;
- Cơ chế hàng đợi, thử gửi lại và đồng bộ khi mất kết nối;
- Mã hóa khi truyền và khi lưu trữ, sao lưu và phục hồi dữ liệu.
Thông tư yêu cầu hệ thống phải giữ được tính an toàn, toàn vẹn, không bị thay đổi hoặc sai lệch; đồng thời có nhật ký phục vụ kiểm tra và truy vết.
3.5. Thời hạn lưu trữ và khả năng cung cấp dữ liệu
- Hàng hóa có hạn sử dụng: lưu tối thiểu 12 tháng kể từ thời điểm hết hạn sử dụng.
- Hàng hóa không có hạn sử dụng: lưu tối thiểu 60 tháng.
- Khi Bộ Công Thương hoặc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu, hệ thống phải truy xuất và cung cấp dữ liệu trong vòng 24 giờ.
Dữ liệu phải được lưu bằng phương tiện điện tử, dễ truy cập và trích xuất. Doanh nghiệp cần kiểm thử định kỳ bằng tình huống giả lập thu hồi thay vì chỉ kiểm tra việc quét được mã QR.
4. Các tiêu chuẩn nên dùng khi xây dựng hệ thống
- TCVN 12850:2019: nguyên tắc chung và yêu cầu cơ bản đối với hệ thống truy xuất nguồn gốc.
- TCVN 13274:2020: hướng dẫn định dạng mã dùng trong truy vết.
- TCVN 13275:2020: định dạng vật mang dữ liệu.
- GS1 Global Traceability Standard: mô hình Critical Tracking Event và Key Data Element.
- GS1 EPCIS/CBV: chuẩn chia sẻ dữ liệu sự kiện theo cấu trúc “cái gì – khi nào – ở đâu – vì sao”.
- GS1 Digital Link: liên kết mã định danh trên barcode/QR với tài nguyên số.
- ISO 22005: nguyên tắc và yêu cầu thiết kế, triển khai truy xuất trong chuỗi thực phẩm và thức ăn chăn nuôi.
Doanh nghiệp không nhất thiết phải áp dụng toàn bộ tiêu chuẩn trong mọi dự án. Cần chọn bộ tiêu chuẩn theo ngành, thị trường xuất khẩu và yêu cầu trao đổi dữ liệu của khách hàng, nhưng phải tránh tạo mã độc quyền khiến dữ liệu không thể liên thông.
5. Yêu cầu đáng chú ý tại các thị trường quốc tế
5.1. Liên minh châu Âu
Đối với thực phẩm, Điều 18 Quy định (EC) 178/2002 đặt nguyên tắc truy xuất ở tất cả các giai đoạn sản xuất, chế biến và phân phối. Doanh nghiệp phải xác định được bên cung cấp và bên nhận sản phẩm, đồng thời có hệ thống để cung cấp thông tin cho cơ quan có thẩm quyền.
Đối với nhiều nhóm hàng phi thực phẩm, Quy định (EU) 2024/1781 về Ecodesign for Sustainable Products thiết lập khung Hộ chiếu sản phẩm số – Digital Product Passport. DPP gắn dữ liệu với mã định danh sản phẩm, đơn vị kinh tế và cơ sở liên quan, truy cập qua vật mang dữ liệu. Yêu cầu cụ thể sẽ được áp dụng theo từng nhóm sản phẩm thông qua các đạo luật ủy quyền, vì vậy doanh nghiệp xuất khẩu cần theo dõi lộ trình riêng của ngành mình.
5.2. Hoa Kỳ – FSMA 204
Food Traceability Rule của FDA yêu cầu các đơn vị sản xuất, chế biến, đóng gói hoặc lưu giữ thực phẩm thuộc Food Traceability List ghi nhận Key Data Elements tại từng Critical Tracking Event. Trọng tâm là Traceability Lot Code, kế hoạch truy xuất và khả năng cung cấp dữ liệu hoặc bảng tính điện tử có thể sắp xếp trong 24 giờ khi FDA yêu cầu.
Thời hạn tuân thủ ban đầu là 20/01/2026. FDA đã đề xuất gia hạn đến 20/07/2028 và Quốc hội Hoa Kỳ chỉ đạo chưa thực thi trước mốc này. Doanh nghiệp xuất khẩu không nên xem thời gian gia hạn là lý do trì hoãn, vì việc chuẩn hóa dữ liệu lô và phối hợp với đối tác chuỗi cung ứng cần nhiều thời gian.
6. Chế tài và rủi ro doanh nghiệp cần lưu ý
Không tuân thủ có thể dẫn đến nhiều lớp hậu quả, tùy hành vi và ngành hàng:
- Tạm dừng hiển thị thông tin truy xuất khi phát hiện dấu hiệu vi phạm hoặc rủi ro an toàn;
- Hủy xác nhận hiển thị nếu dữ liệu không chính xác, không trung thực, bị làm sai lệch, không được cập nhật liên tục hoặc không khắc phục đúng thời hạn;
- Buộc cải chính, thu hồi hoặc xử lý hàng hóa theo quy định về chất lượng, an toàn thực phẩm, nhãn hàng hóa và bảo vệ người tiêu dùng;
- Xử phạt vi phạm hành chính theo pháp luật chuyên ngành; mức và biện pháp bổ sung phụ thuộc bản chất, quy mô và hậu quả của vi phạm;
- Mất quyền tiếp cận thị trường, bị khách hàng từ chối lô hàng hoặc phải mở rộng phạm vi thu hồi do không xác định được lô ảnh hưởng;
- Rủi ro trách nhiệm hợp đồng và uy tín khi dữ liệu công bố khác với hồ sơ sản xuất thực tế.
Một mã QR vẫn quét được không có nghĩa hệ thống đang tuân thủ. Rủi ro lớn thường nằm ở dữ liệu nền: mã lô bị tái sử dụng, thông tin được sửa nhưng không có lịch sử, thiếu quan hệ đầu vào–đầu ra, người dùng dùng chung tài khoản hoặc dữ liệu từ ERP/MES/WMS không đồng nhất.
7. Kiến trúc hệ thống truy xuất nguồn gốc nên có
Một kiến trúc thực tế cho nhà máy thường gồm năm lớp:
- Dữ liệu chủ: sản phẩm, nguyên liệu, nhà cung cấp, khách hàng, địa điểm, thiết bị và quy cách đóng gói.
- Định danh và in nhãn: sinh mã lô/sê-ri/pallet; quản lý template; kiểm tra chất lượng barcode/QR; chống cấp trùng.
- Thu thập sự kiện: kết nối PLC, cân, máy in, scanner, camera, MES, WMS và thao tác người vận hành.
- Kho dữ liệu truy xuất: lưu sự kiện, quan hệ lô, lịch sử thay đổi, tài liệu chứng minh và nhật ký người dùng.
- Tra cứu và tích hợp: cổng người tiêu dùng, màn hình nội bộ, API cho đối tác và kết nối hệ thống quản lý nhà nước.
Với dây chuyền tự động, dữ liệu nên được ghi tại thời điểm sự kiện xảy ra. Ví dụ khi đóng pallet, hệ thống phải tự liên kết danh sách thùng với SSCC của pallet; khi in lại nhãn phải ghi nhận lý do, người thực hiện và trạng thái vô hiệu của mã cũ.
8. Lộ trình triển khai đề xuất cho doanh nghiệp
- Xác định sản phẩm, thị trường và văn bản chuyên ngành áp dụng;
- Lập bản đồ chuỗi cung ứng và danh sách các sự kiện truy vết trọng yếu;
- Xác định KDE cho từng sự kiện và người chịu trách nhiệm nhập hoặc xác nhận;
- Chuẩn hóa mã sản phẩm, lô, địa điểm và đơn vị logistics;
- Thiết kế cơ sở dữ liệu, API, phân quyền, nhật ký và chính sách lưu trữ;
- Tích hợp thiết bị thu thập dữ liệu, ERP/MES/WMS và hệ thống in nhãn;
- Chạy thử trên một dòng sản phẩm, thực hiện bài kiểm tra truy ngược và truy xuôi;
- Đo thời gian tạo báo cáo thu hồi và khắc phục các điểm dữ liệu bị đứt;
- Đào tạo người dùng, ban hành quy trình vận hành và kiểm soát thay đổi;
- Đánh giá định kỳ và cập nhật khi quy định hoặc yêu cầu khách hàng thay đổi.
Kết luận
Hệ thống truy xuất nguồn gốc đạt yêu cầu phải được xây dựng như một hạ tầng dữ liệu vận hành, không phải một trang thông tin tiếp thị gắn QR. Điểm mấu chốt là định danh nhất quán, ghi nhận sự kiện đúng thời điểm, liên kết được đầu vào–đầu ra, bảo vệ tính toàn vẹn và xuất được hồ sơ trong thời hạn pháp luật yêu cầu.
Robolinks có thể hỗ trợ doanh nghiệp khảo sát quy trình, xây dựng cấu trúc mã và dữ liệu, tích hợp máy in–scanner–camera–PLC với ERP/MES/WMS, đồng thời thiết kế hệ thống truy xuất phù hợp TCVN, GS1 và yêu cầu của thị trường xuất khẩu.
Lưu ý: Bài viết cung cấp thông tin tổng quan kỹ thuật và pháp lý, không thay thế ý kiến tư vấn pháp luật cho từng sản phẩm hoặc trường hợp cụ thể.